क्या आप अक्सर बहुत अधिक काम या बहुत अधिक जिम्मेदारियों से तनावग्रस्त महसूस करते हैं? जैसे-जैसे समय बीतता है, क्या आपको ऐसा लगता है कि आपके पास उन्हें करने के लिए समय से अधिक कार्य हैं?
ट्रिक यह है कि आप अपने कार्यों को व्यवस्थित करें और अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करके रोजाना अधिक काम करें। यह तनाव के स्तर को कम करने और काम और घर पर उत्पादकता में सुधार करने में मदद कर सकता है।
Time Management कौशल विकसित होने में समय लगता है और प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग होता है। आपके और आपके व्यस्त कार्यक्रम के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है, यह खोजना यहाँ महत्वपूर्ण है।
समय प्रबंधन (Time Management) क्या है?
Time Management शब्द स्व-व्याख्यात्मक है, इसका अर्थ है अपने समय का प्रबंधन करना।
दिन के अंत में, आपको केवल 24 घंटे मिलते हैं। इनमें से कम से कम छह से नौ घंटे सोने में व्यतीत होते हैं, जैसा कि विशेषज्ञों द्वारा सुझाया गया है। भोजन तैयार करने और खाने के लिए कुछ घंटों का उपयोग किया जाता है। तीन से चार घंटे के आवागमन में जोड़ें, ट्रैफ़िक में फंसना, और अन्य छोटी अप्रत्याशित चुनौतियाँ। तो, आपके पास केवल 10 से 12 घंटे या कभी-कभी इससे भी कम समय बचा है।
इस समय के भीतर, आपको अपने काम के कार्यों को पूरा करना चाहिए, अध्ययन करना चाहिए, एक शौक का प्रबंधन करना चाहिए, अपना ख्याल रखना चाहिए, सामूहीकरण करना चाहिए और अपने परिवार के साथ समय बिताना चाहिए। घटनाएँ और विशेष अवसर एक पूरी कहानी है।
इतने कम समय में कोई इतना कैसे झेल सकता है? अपना दिमाग खोए बिना ऐसा करने की कला ही समय प्रबंधन है।
टाइम मैनेजमेंट क्यों मायने रखता है?
सौभाग्य से या दुर्भाग्य से, आप टाइम मैनेजमेंट को छोड़ना नहीं चुन सकते।
सामाजिक दुनिया में रहने का मतलब जिम्मेदारियां होना भी है। इन जिम्मेदारियों को पूरा किए बिना आप जीवित नहीं रह सकते।
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आपको पैसा कमाने के लिए काम करना पड़ता है - आपको खाने के लिए सक्षम होने के लिए पैसे की आवश्यकता होती है। नहीं खाओगे तो भूखे मर जाओगे। अपने दिमाग को तरोताजा रखने के लिए आपके पास मनोरंजन का कोई स्रोत होना चाहिए। यदि आप अपने आप को पूरी तरह से अलग कर लेते हैं, तो आपका मानसिक स्वास्थ्य प्रभावित होगा।
टाइम मैनेजमेंट कौशल में सुधार के 15 तरीके
1. कार्य सौंपें
हम जितने काम पूरा करने में सक्षम हैं, उससे अधिक कार्य करना हमारे लिए सामान्य है, जिसके परिणामस्वरूप अक्सर तनाव और जलन होती है। प्रतिनिधिमंडल का मतलब यह नहीं है कि आप अपनी जिम्मेदारियों से भाग रहे हैं। इसके बजाय, इसका मतलब है कि आप जानते हैं कि अपने कार्यों को ठीक से कैसे प्रबंधित किया जाए।
प्रतिनिधिमंडल दक्षता और लचीलेपन को बढ़ावा देता है। यह अलग-अलग लोगों द्वारा अलग-अलग तरीकों से काम करने की अनुमति देता है, जिससे उच्च स्तर की सफलता सुनिश्चित होती है
अपने अधीनस्थों को उनके कौशल और क्षमताओं के अनुसार काम सौंपना सीखें और अधिक काम करें। यह न केवल आपके लिए समय खाली करेगा, बल्कि आपकी टीम के सदस्यों को कार्य पहेली के एक अभिन्न अंग की तरह महसूस करने में मदद करेगा।
2. काम को प्राथमिकता दें
कार्य प्राथमिकताकरण (टीपी) महत्व के क्रम में सौंपी गई जिम्मेदारियों को व्यवस्थित करने और निष्पादित करने की क्षमता है और इसे एक महत्वपूर्ण गैर-तकनीकी कौशल माना जाता है। प्राथमिकता कार्य से संबंधित कारकों पर आधारित है, जैसे लंबाई, तात्कालिकता, महत्व, प्रक्रिया और इनाम।
दिन की शुरुआत से पहले, उन कार्यों की एक सूची बनाएं जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। महत्वहीन कार्य आपके कीमती समय का अधिक उपभोग कर सकते हैं, और हम इसे अपनी बहुत अधिक ऊर्जा प्रदान करते हैं क्योंकि वे आसान या कम तनावपूर्ण होते हैं।
हालाँकि, उन आवश्यक कार्यों की पहचान करना जिन्हें उस दिन पूरा करने की आवश्यकता है, आपकी उत्पादकता के लिए महत्वपूर्ण है। एक बार जब आप जान जाते हैं कि अपनी ऊर्जा कहां लगानी है, तो आप एक क्रम में काम करना शुरू कर देंगे जो आपके और आपके शेड्यूल के लिए काम करता है।
3. एक शेड्यूल बनाएं
जो लोग टू-डू सूचियाँ बनाते हैं वे अक्सर कम टालमटोल करते हैं। जो लोग औपचारिक टू-डू सूचियाँ बनाते हैं वे कम टालमटोल करते हैं और उन लोगों की तुलना में अधिक कर्तव्यनिष्ठ होते हैं जो यादृच्छिक या मानसिक टू-डू सूचियों का उपयोग करते हैं।
अपने साथ एक योजनाकार या नोटबुक रखें और उन सभी कार्यों को सूचीबद्ध करें जो आपके दिमाग में आते हैं। जब आप उन्हें पूरा करते हैं तो आइटमों की जांच करने में सक्षम होने से आपको उपलब्धि की भावना मिलेगी और आप प्रेरित रहेंगे।
दिन की शुरुआत से पहले एक सरल टू-डू सूची बनाएं, कार्यों को प्राथमिकता दें और आवश्यक चीजों पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि ये कार्य भी प्राप्य हैं। अगर कोई बड़ा काम है जिसे आपको पूरा करना है, तो उसे ही अपनी सूची में शामिल करें। आप दूसरों को अगले दिन के लिए धकेल सकते हैं।
अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए, आप तीन सूचियाँ बनाने पर विचार कर सकते हैं: कार्य, घर और व्यक्तिगत।
4. डेडलाइन सेट करें
जब आपके हाथ में कोई कार्य हो, तो एक यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित करें और उस पर टिके रहें। एक बार जब आप एक समय सीमा निर्धारित कर लेते हैं, तो इसे स्टिकी नोट पर लिखना और इसे अपने कार्यक्षेत्र के पास रखना मददगार हो सकता है। यह आपको काम पर रखने के लिए एक दृश्य संकेत देगा।
कार्य के नियत होने से कुछ दिन पहले समय सीमा निर्धारित करने का प्रयास करें, ताकि आप उन सभी कार्यों को पूरा कर सकें जो रास्ते में आ सकते हैं। अपने आप को चुनौती दें, समय सीमा को पूरा करें और एक कठिन चुनौती को पूरा करने के लिए खुद को पुरस्कृत करें।
5. टालमटोल पर काबू पाएं
प्रोक्रैस्टिनेशन उन चीजों में से एक है जो उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है। इसके परिणामस्वरूप आवश्यक समय और ऊर्जा की बर्बादी हो सकती है। यह आपके करियर और आपके निजी जीवन दोनों में एक बड़ी समस्या हो सकती है
टालमटोल पर काबू पाना कई लोगों के लिए मुश्किल हो सकता है; जब हम ऊब या अभिभूत महसूस करते हैं तो हम टालमटोल करते हैं। अधिक कठिन कार्यों को विभाजित करने के लिए पूरे दिन छोटी, मजेदार गतिविधियों में शेड्यूल करने का प्रयास करें। इससे आपको ट्रैक पर बने रहने में मदद मिल सकती है।
6. तनाव से समझदारी से निपटें
तनाव अक्सर तब होता है जब हम अपनी क्षमता से अधिक काम स्वीकार कर लेते हैं। नतीजा यह होता है कि हमारा शरीर थका हुआ महसूस करने लगता है, जो हमारी उत्पादकता को प्रभावित कर सकता है।
तनाव अलग-अलग लोगों के लिए विभिन्न रूपों में आता है, लेकिन तनाव से निपटने के कुछ उत्पादक तरीकों में शामिल हो सकते हैं:
- बाहर निकलना
- व्यायाम
- ध्यान का अभ्यास करना
- एक दोस्त को फोन कर रहा है
- अपने पसंदीदा शौक में भाग लेना
- संगीत या पॉडकास्ट सुनना
कुछ अध्ययनों के अनुसार, तनाव का मानव तंत्रिका तंत्र पर व्यापक प्रभाव पड़ता है और यह मस्तिष्क के विभिन्न भागों में संरचनात्मक परिवर्तन का कारण बन सकता है। लंबे समय तक तनाव मस्तिष्क शोष और उसके वजन में कमी का कारण बन सकता है।
कुंजी यह पता लगाना है कि जब आपकी तनाव प्रतिक्रिया को कम करने की बात आती है तो आपके लिए क्या काम करता है। यदि आपके पास किसी और चीज के लिए समय नहीं है, तो सांस लेने की कुछ तकनीकों को आजमाएं। ये मिनटों में किया जा सकता है और तनाव पैदा करने वाले हार्मोन को कम करने के लिए सिद्ध हुआ है।
7. मल्टीटास्किंग से बचें
जोशुआ रुबिनस्टीन, पीएचडी, जेफरी इवांस, पीएचडी, और डेविड मेयर, पीएचडी, ने 2001 में चार प्रयोग किए जिसमें युवा वयस्कों ने गणित की समस्याओं को हल करने और ज्यामितीय वस्तुओं को वर्गीकृत करने जैसे कार्यों के बीच स्विच किया। एक कार्य से दूसरे कार्य पर स्विच करने पर, प्रतिभागियों ने सभी कार्यों पर समय गंवा दिया
हम में से अधिकांश लोगों को लगता है कि मल्टीटास्किंग काम करने का एक कुशल तरीका है, लेकिन सच्चाई यह है कि जब हम एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित करते हैं और ध्यान केंद्रित करते हैं तो हम बेहतर करते हैं। मल्टीटास्किंग उत्पादकता को बाधित करता है और समय प्रबंधन कौशल में सुधार के लिए इससे बचना चाहिए।
8. जल्दी शुरू करें
अधिकांश सफल लोगों में एक बात समान होती है - वे अपने दिन की शुरुआत जल्दी करते हैं क्योंकि इससे उन्हें बैठने, सोचने और अपने दिन की योजना बनाने का समय मिलता है।
यदि आप सुबह उठने वाले व्यक्ति नहीं हैं, तो आप अपने सामान्य समय से तीस मिनट पहले उठने का प्रयास कर सकते हैं। यह आपको चकित कर देगा कि आप इतने कम समय में कितना कुछ कर सकते हैं। यदि आप इसे काम पर इस्तेमाल नहीं करना चाहते हैं, तो इसका इस्तेमाल थोड़ा व्यायाम करने या स्वस्थ नाश्ता खाने के लिए करें। इस तरह की दिनचर्या दिन के दौरान आपकी उत्पादकता में भी योगदान देगी। लक्ष्य निर्धारण के द्वारा, आप उस समय को कम कर रहे हैं जिसके बारे में आपको सोचने की आवश्यकता है कि आप कहाँ जा रहे हैं।
9. नियमित ब्रेक लें
जब भी आप खुद को थका हुआ और तनाव महसूस करें तो 10 से 15 मिनट का ब्रेक लें। बहुत अधिक तनाव आपके शरीर पर भारी पड़ सकता है और आपकी उत्पादकता को प्रभावित कर सकता है।
इससे भी बेहतर, अपने ब्रेक का समय निर्धारित करें। यह आपको आराम करने और बाद में फिर से ऊर्जा के साथ काम करने में मदद करता है। यदि आप जानते हैं कि एक ब्रेक आ रहा है, तो आप संभवतः कार्य को पूरा करने के लिए बोरियत या प्रेरणा की कमी को दूर करने में सक्षम होंगे।
टहलें, कुछ संगीत सुनें, या कुछ तेज़ स्ट्रेच करें। सबसे अच्छा विचार यह है कि काम से पूरी तरह से छुट्टी ले ली जाए और अपने दोस्तों और परिवार के साथ समय बिताया जाए।
10. ना कहना सीखें
अगर आपको लगता है कि आप पर पहले से ही काम का बोझ है, तो विनम्रता से अतिरिक्त कार्यों को स्वीकार करने से मना कर दें। अतिरिक्त काम लेने के लिए सहमत होने से पहले अपनी टू-डू सूची पर एक नज़र डालें।
बहुत से लोग चिंता करते हैं कि ना कहना उन्हें स्वार्थी बना देगा, लेकिन यह अपना और अपने समय का ख्याल रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। जब आप इसका ध्यान रखते हैं, तो आप पाएंगे कि आपके पास महत्वपूर्ण चीजों को समर्पित करने के लिए अधिक ऊर्जा है, जिसे आपके आस-पास के लोग अंततः सराहेंगे।
11. पोमोडोरो विधि का प्रयोग करें
पोमोडोरो विधि कम अंतराल में काम करने की तकनीक है।
मूल रूप से, आप 25 मिनट का टाइमर सेट करते हैं और बिना किसी विकर्षण के एकल कार्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
एक पोमोडोरो या 25 मिनट का अंतराल समाप्त होने के बाद, आप 5 मिनट से अधिक का ब्रेक नहीं लेते हैं।
5 मिनट का ब्रेक आपकी उत्पादकता को रिचार्ज करने के लिए पर्याप्त है, लेकिन इतना लंबा नहीं कि आपके काम की गति को तोड़ सके। यह आपके मस्तिष्क को अपना ध्यान केंद्रित किए बिना ब्रेक लेने की संतुष्टि देता है।
इसके अलावा, चार पोमोडोरोस के बाद, आप 15 से 30 मिनट के लंबे ब्रेक का आनंद ले सकते हैं। आप एक छोटी गतिविधि में शामिल हो सकते हैं, नाश्ता खा सकते हैं या बस आराम कर सकते हैं। यह आपको उन कार्यों से ऊबने से बचाने का एक शानदार तरीका है, जिन पर आप लंबे समय से काम कर रहे हैं।
टाइमर सेट करके आप अपने दिमाग को एक दिशा दे रहे हैं। आपका दिमाग जानता है कि उसे एक निश्चित समय के लिए एक चीज पर ध्यान केंद्रित करना है।
आप 5 मिनट के ब्रेक को अपने मन के लिए एक ट्रीट के रूप में भी देख सकते हैं। इसलिए, आप अपना समग्र ध्यान और उत्पादकता बढ़ाते हैं।
12. विकर्षणों को रोकें
आपको अपने काम से क्या विचलित कर रहा है? त्वरित संदेश? फोन बज रहा है? पाठ संदेश आ रहे हैं?
मैं आजकल चैट का उपयोग शायद ही कभी करता हूँ। मैं केवल तभी लॉग ऑन करता हूं जब मैं कोई काम करने का इरादा नहीं रखता हूं। अन्यथा, यह बहुत विचलित करने वाला हो जाता है।
जब मैं महत्वपूर्ण काम कर रहा होता हूं, तो मैं अपना फोन बंद कर देता हूं। इस समय के दौरान कॉल रिकॉर्ड किए जाते हैं, और अगर कुछ महत्वपूर्ण है तो मैं बाद में उनसे संपर्क करता हूं। इससे मुझे बेहतर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।
चीजों को पूरा करने के लिए व्याकुलता को कम करने के तरीके में अधिक प्राप्त करने के लिए विकर्षणों को कम करने के तरीके के बारे में अधिक सुझाव प्राप्त करें
13. अपने खर्च किए गए समय को ट्रैक करें
जब आप अपना समय ट्रैक करना शुरू करते हैं, तो आप इस बारे में अधिक जागरूक हो जाते हैं कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।
उदाहरण के लिए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक साधारण उलटी गिनती टाइमर सेट कर सकते हैं कि आप किसी कार्य को 30 मिनट या 1 घंटे की अवधि के भीतर पूरा करते हैं। समय का दबाव आपको केंद्रित रहने और अधिक कुशलता से काम करने के लिए प्रेरित कर सकता है।
14. समान कार्यों को एक साथ बैच करें
संबंधित कार्य के लिए, उन्हें एक साथ बैच करें।
उदाहरण के लिए, मैं अपने काम को इन मुख्य समूहों में वर्गीकृत करता हूँ:
- लेखन (लेख, मेरी आने वाली किताब)
- सिखाना
- कार्यशाला विकास
- व्यापार विकास
- प्रशासनिक
मैं सभी संबंधित कार्यों को एक साथ करता हूं, इसलिए तालमेल है। यदि मुझे कॉल करने की आवश्यकता होती है, तो मैं अपनी सभी कॉल करने के लिए एक टाइम स्लॉट आवंटित करता हूँ। यह वास्तव में प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है।
15. बफर टाइम को बीच में छोड़ दें
सब कुछ एक साथ बारीकी से पैक न करें। प्रत्येक कार्य के बीच में 5-10 मिनट का बफर समय छोड़ें। यह आपको पिछले कार्य को पूरा करने और अगले कार्य को शुरू करने में मदद करता है।
अंतिम विचार
जब आप इस बारे में स्पष्ट हो जाते हैं कि आपकी थाली में क्या है, तो आप अधिक ध्यान केंद्रित करेंगे और कम समय में अधिक काम कर पाएंगे।
अच्छे टाइम मैनेजमेंट के लिए कार्यों को प्राथमिकता देने और उन्हें इस तरह से व्यवस्थित करने के दैनिक अभ्यास की आवश्यकता होती है जो आपको अधिक प्राप्त करने के साथ-साथ समय बचाने में मदद कर सके। कुछ हफ़्तों के लिए उपरोक्त रणनीतियों का प्रयोग करें और देखें कि क्या वे आपकी मदद करते हैं। आपको आश्चर्य हो सकता है कि आपको कितना अधिक समय लगता है
